États de paie - Sage
Résumé du projet
C’est un projet pour le produit Sage Business Cloud Paie.
Un gestionnaire de paie doit régulièrement éditer des documents obligatoires, les états de paie. Ce sont par exemple des livres de paie, des états de charges, des provisions de congés payés ou bien encore les cotisations à l’URSSAF.
Quel était le problème ?
La fonctionnalité des états de paie possédait une interface peu ergonomique, visuellement peu attractive et manquant de plusieurs fonctionnalités essentiels pour les utilisateurs. Un UX researcher a créé un sondage afin de comprendre le besoin légal et fonctionnel des gestionnaires de paie concernant cette fonctionnalité. Quelques mois plus tard, j’ai continué son travail afin de concevoir une nouvelle interface, reprenant les points essentiels soulevés par la précédente étude.
Quelle est la solution retenue ?
J’ai continué la démarche UX avec l’équipe produit, en particulier avec le business analyst travaillant sur cette fonctionnalité, afin de mener des ateliers d’idéation pour concevoir un prototype répondant aux attentes des utilisateurs. Une session de tests utilisateurs a permis de tester les idées des ateliers d’idéations, de sonder de nouveaux besoins pour de futures études et d’affiner le prototype à livrer à l’équipe de développement.
Méthode
Quel était mon rôle dans l’équipe ?
1 UX Designer (moi)
1 Business Analyst
1 Product Owner
1 Product Manager
Résumé de l’UX Research
Quelques mois avant d’arriver sur le projet, un sondage a été proposé par l’équipe UX au sein de l’interface du produit. Arrivé sur la page des États de paie, l’utilisateur voyait apparaître une pop-up lui proposant de répondre à ce sondage. Le but était d’obtenir des retours utilisateurs sur une fonctionnalité que l’équipe produit jugeait peu ergonomique, ainsi qu’obtenir un panel d’utilisateurs qui pourrait participer à de futurs entretiens sur ce sujet.
La synthèse de sondage révèle 4 axes d’améliorations majeurs :
Les utilisateurs souhaitent avoir plus de filtres de données pour affiner les informations qui seront générées dans les états de paie.
Les utilisateurs souhaitent avoir un unique endroit où générer tous les états de paie. La page actuelle ne permettait que de générer certains états et les utilisateurs devaient aller à d’autres endroits dans l’application pour générer les autres états.
Les utilisateurs souhaitent pouvoir visualiser les états de paie avant de les éditer.
Les utilisateurs souhaitent exporter les états de paie dans différents formats (PDF, Excel, …)
Idéation et création d’un prototype testable
Pour commencer, le business analyst m’a expliqué en détail ce que sont les états de paie et à quoi ils servent pour les gestionnaires de paie.
Ensuite, nous avons repris ensemble l’étude de la recherche utilisateurs pour concevoir une nouvelle interface utilisateur qui répond aux besoins recueillis. Après plusieurs ateliers d’idéations avec le business analyst, le PO et le PM, nous avons conçu un premier jet de la refonte de l’interface.
Avec le business analyst et le PM, nous avons défini un ensemble de filtres manquant, comme des plages de date plus précises ou un large choix de critères de sélection de salariés par groupe, statut, ou individuellement. Un inventaire de tous les états de paie présents dans l’application a été effectué afin d’évaluer le coût pour tous les centraliser dans cette page. Une prévisualisation de l’état sélectionné est affichée, et se met à jour en temps réel en fonction du filtrage sélectionné par l’utilisateur. Enfin, l’utilisateur peut voir une liste de tous les états à gauche. Il peut en sélectionner un seul ou plusieurs en même temps. Ils peuvent appliquer le filtrage à ces états, naviguer entre eux via des onglets, avoir une vue côte à côte pour comparer facilement les données, et les exporter dans plusieurs formats. Par la suite, j’ai transformé notre vision en un prototype haute fidélité pour le faire tester à des utilisateurs.
Tests utilisateurs
Ensuite, j’ai organisé une session de tests utilisateurs. La dizaine d’utilisateurs recrutés avait répondu au sondage lancé il y a quelques mois. Les tests utilisateurs avaient 2 objectifs :
Évaluer si le prototype répond aux attentes des utilisateurs concernant la gestion et génération des états de paie
Détecter de nouveaux besoins d’états de paie et de personnalisation de ces états.
Il s’agissait de session individuelle à distance d’environ 1 heure, en utilisant la plateforme Microsoft Teams. La consigne de départ était la suivante :
”Vous souhaitez imprimer un livre de paie et un état des charges à payer. Utiliser ce prototype pour les obtenir.”
La perception du prototype et son utilisabilité étaient testées. Plusieurs questions ouvertes étaient posées à la fin de l’entretien afin d’explorer les besoins des utilisateurs liés au second objectif de la session de tests.
Les tests utilisateurs ont apporté plusieurs enseignements :
Certains points ont été confirmés par les tests. Les utilisateurs plébiscitent la centralisation de tous les états dans un seul endroit dans l’application. Ils apprécient également la plus grande personnalisation offerte par les filtres, mais ils veulent quelque chose de simple à comprendre et à utiliser. Ils apprécient également la prévisualisation des données.
Cependant, la grande majorité des utilisateurs ont affirmé n’avoir besoin que du format PDF pour leurs états. D’autres se sont plaints du manque de cohérence entre les données visualisées dans l’application et le rendu de ceci dans Excel, rendant ce format quasiment inutilisable pour eux. De plus, deux profils utilisateurs ont également émergé. Ceux qui travaillent dans une agence et gérant de nombreux dossiers. Et ceux qui travaillent directement en entreprise. Leurs besoins de personnalisation et d’automatisation sont bien différents.
Fin du projet
Le projet s’est terminé par une nouvelle itération du prototype suite à cette session de tests utilisateurs et sa présentation au product manager du produit.
Ce que j’ai appris
Avec ce projet, j’ai eu l’occasion de travailler dans une grande autonomie avec l’équipe produit. Ce projet m’a également permis de montrer la valeur de la démarche UX à une autre équipe produit avec qui nous avions peu travaillé. Enfin, j’ai travaillé en parallèle avec nos équipes UX et Design system pour travailler sur un nouveau composant de sélection de dates, qui a été intégré à ce projet (voir visuel des filtres et le prototype final).
